אם אתם בעלי משרד פרסום אשר מעוניינים לטפל בתיעוד נוכחות העובדים באופן יעיל יותר, יש פתרון שעשוי לסייע לכם. זהו פתרון פשוט ליישום, אשר גם חוסך עלויות וגם משפר יכולות – שילוב מושלם. מה גם, שהוא מגיע כחלק ממערכת רבת אפשרויות ומעניינת בפני עצמה, שכדאי לכם במילא להכיר. במה מדובר? זו היא סקירה קצרה, שתבהיר ותרחיב:
האתגר – רישום זמנים מדויק ופשוט
עסקים חייבים להתנהל באופן מסודר, בוודאי מול לקוחות ועובדים. רישום זמני הפעילות של עובדים, משמעותי עבור תשלום משכורתם, עבור חיוב הלקוחות על היקף עבודה שבוצעה אצלם ועוד. האתגר הופך למורכב יותר, ככל שישנם יותר עובדים, ככל שישנה יותר גמישות בשעות העבודה וגם כאשר מיקום ביצוע העבודה עצמה משתנה. פתרון מצוין לכך, הוא שעון נוכחות punchio של מערכת iCount. באמצעות המערכת הזאת, עובדים יכולים לדווח מכל מקום, דרך אפליקציה בסמארטפון. האפליקציה יודעת להציג גם את מיקום העובד והיא מספקת מענה אולטימאטיבי, לרישום נוכחות בעבודה מהשטח, מהדרכים וגם מהבית.
הדרך הישנה לפתור זאת
הפתרון הישן ביותר לרישום שעות, היה ועודנו במקומות מסוימים, לרשום שעות באופן ידני. זו היא דרך מסורבלת. גם כאן הסרבול גדל, ככל שיש יותר עובדים, יותר גמישות בשעות עבודה ובמיקומה. עולם הטכנולוגיה קידם זאת משמעותית, באמצעות תיעוד המידע באופן ממוחשב. כלומר, העברת מידע מתיעוד ידני (כולל באמצעות שעון נוכחות מכני), אל מאגר מידע אשר שמור במחשב. כך ניהול המידע הפך להיות קל יותר, אך איסופו נשאר היבט מאתגר ומסרבל. הפתרונות לכך, הגיעו בהמשך בצורת שעוני נוכחות אלקטרוניים בכניסה לעסק. ההזדהות מולם בוצעה ועדיין מתבצעת במקומות רבים, בדרכים רבות. דוגמאות נפוצות במיוחד, הן כרטיסי זיהוי מגנטיים, כרטיסי קרבה אשר מתקשרים באמצעות RFID וכן אמצעים לזיהוי ביומטרי של העובד.
הדרך החדשה והיעילה יותר
עסקים רבים עובדים כיום מהבית, בין אם באופן קבוע או זמני, חלקי או מלא. כמובן, רבים מסתובבים בשטח, לפגישות עם לקוחות, ספקים ועוד. בו בזמן, אצל כל עובד ומנהל ממוצע זמין המחשב הנייד רב העוצמה והקומפקטי, אשר מכונה סמארטפון! מכשיר זה אף מתחבר בקלות לרשת תקשורת בינלאומית – האינטרנט. אז מדוע שלא לנצל אותו? פתרונות כגון שעון הנוכחות punchio של מערכת iCount, מדגימים ניצול מצוין של תשתיות קיימות מסוג זה. שעון נוכחות מסוג זה חוסך עבורכם רכישת ציוד ייעודי לנושא רישום נוכחות, אם כי ניתן לעבוד גם עם ציוד כזה מול המערכת. הוא גם מאפשר להסב דו"ח שעות של כל עובד, ישירות לחשבונית שאתם מוציאים עבור הלקוח, כולל פירוטי תאריכים, שעות ועבודה שבוצעה.
חלק ממערכת רחבה יותר
שעון הנוכחות punchio הוא חלק ממערכת ניהול העסק iCount, אשר זמינה הוא במחיר של החל מ-149 ש"ח + מע"מ לשנה. כמובן, השעון פועל באינטגרטיביות מלאה מול שאר יכולות המערכת. זהו יתרון גדול בפני עצמו. Icount מספקת גם יכולות הנהלת חשבונות וניהול קשרי לקוחות (CRM). היא מאפשרת לעבוד עם חשבוניות חתומות דיגיטלית, סליקת כרטיסי אשראי וסליקה לאתרים, ניהול מלאי, ניהול הוראות קבע, ניהול צ’קים, ניהול הוצאות וניהול תשלומים לספקים, ניהול אוטומטי של תזרים המזומנים, סריקת חשבוניות, הפקת דו"חות קלה וניהול ארכיון מרכזי.
לסיכום
לבעלי משרד פרסום מומלץ להיעזר בשעון הנוכחות punchio של מערכת iCount ובכלל, להכיר את המערכת כולה ולשקול להשתמש בה. זהו מענה פשוט, יעיל ולא יקר, לניהול של רוב פעילויות העסק.
