אירוע חברה הוא הזדמנות חד פעמית בשביל המעסיקים ליצור חוויה בלתי נשכחת לעובדים שלהם. האירוע הזה מעניק זמן העובדים להירגע, להשתחרר וליהנות מחברת העמיתים. אך איך מפיקים אירוע חברה שיעשה את העבודה? במאמר זה, נלמד על כל השלבים הנדרשים לתכנון אירוע חברה. אז אם אתם מחפשים דרך לשפר את תרבות החברה שלכם ולהפוך את העובדים שלכם ליותר מאושרים, המשיכו לקרוא!
הבנת המטרה
המטרה של יום גיבוש היא ליצור חוויה חיובית ומועילה לעובדים. כדי להשיג זאת, חשוב להבין את המטרות הספציפיות של האירוע. האם הוא נועד להציג עובדים חדשים לתרבות החברה? לחגוג אבני דרך בחברה? או אולי מדובר בשילוב של מטרות שונות? בעזרת הבנת המטרות, ניתן לעצב טוב יותר את נושא האירוע, הפעילויות והמבנה הכללי. למשל, אם המטרה היא להציג עובדים חדשים את תרבות החברה, ניתן לכלול פעילויות שיעזרו להם להכיר את חבריהם לעבודה ואת הערכים של החברה. אם המטרה היא לחגוג אבני דרך בחברה, ניתן לכלול פעילויות שמבליטות את ההישגים של החברה.
הגדרת התקציב
קביעת תקציב היא שלב חשוב בתכנון אירוע חברה, בין אם מדובר בחברות פרסום ושיווק או בחברות הייטק וטכנולוגיה. היא עוזרת להבטיח שהאירוע יהיה בר השגה מבחינה פיננסית ושלא יעלה יותר מדי כסף. כדי לקבוע תקציב, מעסיקים צריכים להביא בחשבון את כל ההוצאות האפשריות, כולל:
- מקום: עלות השכרת מקום לאירוע
- מזון: עלות האוכל והמשקאות לאירוע
- בידור: עלות אטרקציות או פעילויות בידור לאירוע
- עלויות מגירה: עלות דברים נוספים, כמו ציוד, תחפושות או מתנות
בחירת המקום הנכון
בחירת המקום לאירוע חברה היא החלטה חשובה שיכולה להשפיע על הצלחת האירוע. המקום הנכון צריך להיות תואם את מטרת האירוע, להציע את המתקנים הדרושים ולספק חוויה חיובית למשתתפים. הינה כמה קריטריונים לבחירת מקום לאירוע חברה:
- התאמה למטרת האירוע: המקום צריך להתאים לסוג האירוע שתוכנן. לדוגמה, אם האירוע הוא יום גיבוש, המקום צריך להיות גדול מספיק כדי להכיל את כל העובדים ולהציע פעילויות שיעזרו להם להכיר אחד את השני.
- מספר המשתתפים: המקום צריך להיות גדול מספיק כדי להכיל את כל המשתתפים באירוע, תוך שמירה על מרחב נעים ונוח.
- מתקנים: המקום צריך לספק את המתקנים הדרושים לאירוע, כגון חדרי אירוח, שירותים, חניה וכו'.
- אווירה: המקום צריך ליצור אווירה חיובית ומזמינה למשתתפים. רוצים ליצור אווירה אורבנית? תוכלו לקיים את האירוע בתל אביב שידועה כעיר מעניינת עם אווירה ייחודית.
תכנון לוח הזמנים
לאחר בחירת המקום, השלב הבא הוא לתכנן את לוח הזמנים של האירוע. לוח הזמנים הוא כמו מפת דרכים לאירוע, והוא מבטיח שכל הפעילויות יזרמו בצורה חלקה. הינה כמה טיפים לתכנון לוח זמנים לאירוע חברה:
- התחילו מוקדם: כך, יהיה לכם זמן מספיק לבדוק את לוח הזמנים עם העובדים שלכם ולשנות במידת הצורך.
- השאירו זמן גמיש: תמיד יכולים להיות הפתעות או עיכובים, לכן השאירו זמן גמיש בלוח הזמנים של אירוע החברה.
- התאימו את לוח הזמנים לקהל שלכם: הקפידו שהאירוע יהיה מעניין, מושך, ובמיוחד נגיש בזמנים לעובדים מכל החברה.
קידום השתתפות עובדים
אירוע חברה הוא הזדמנות מצוינת לעובדים להכיר אחד את השני, ללמוד על החברה וליהנות. כדי להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח, חשוב לקדם השתתפות פעילה של העובדים. דרך אחת לקדם השתתפות של בעובדים היא לשתף אותם בתהליך התכנון. הינה כמה טיפים לקידום השתתפותם באירועי חברה:
- שלחו סקרים כדי להבין את העדפות העובדים: הם יעזרו לכם להבין מה הם רוצים מהאירוע.
- הקימו ועדות עובדים: הן יאפשרו לעובדים להיות מעורבים בתכנון ובביצוע האירוע.
- הציעו פעילויות מגוונות: הן יבטיחו שיהיו פעילויות שיהיו מושכות לעובדים מכל תחומי העניין.
- צרו אווירה מהנה: היא תעודד את העובדים להירגע וליהנות מהאירוע.
בטיחות ונגישות
בטיחות ונגישות הן שתי משימות חשובות שיש להביא בחשבון כשמתכננים אירוע חברה. כך תעשו זאת:
- בטיחות: הדבר הראשון שיש להביא בחשבון הוא בטיחות העובדים. יש לוודא שהמקום בו יתקיים האירוע בטוח, עם יציאות חירום מרובות ומתקני עזרה ראשונה. בנוסף לאלה, יש להקפיד על נהלי בטיחות, כגון איסור עישון ושתייה מופרזת.
- נגישות: חשוב גם להבטיח שהאירוע יהיה נגיש לעובדים עם מוגבלויות. יש לוודא שהמקום נגיש לכיסאות גלגלים, עם רמפות ומעליות, ובנוסף לכך, יש להציע מתקנים ותמיכה נוספים, כגון מתורגמנים לשפת הסימנים או סיוע בשירותי מזון.
לסיכום
אירוע חברה הוא הזדמנות מצוינת לעובדים להכיר אחד את השני, ללמוד על החברה וליהנות. עם תכנון ופיתוח נכון, אירוע חברה יכול להיות אירוע בלתי נשכח שיעזור לשפר את המוטיבציה והתפוקה של העובדים. באמצעות ביצוע הטיפים שבמאמר זה, תוכלו ליצור אירוע חברה מוצלח שיעזור לעובדים שלכם להרגיש מוערכים ומעורבים יותר במקום העבודה. בהצלחה!
