איך מארגנים מסיבת יום הולדת לקולגה במשרד?

האם קרה לכם בעבר שהגעתם בבוקר לעבודה ועל שולחן העמדה חיכו לכם בלונים חגיגיים או מתנות והקולגות שלכם הפתיעו אתכם עם עוגה לכולם או כל הפתעה אחרת? אם כן, אתם יכולים להעיד בעצמכם כי לחגיגות יומולדת במשרד יש קסם אינטימי מיוחד ומחמם לב שנשאר עם כל הנוכחים גם בהמשך. אם תרצו להיות מארגני ההפתעה של אירוע כזה, תצטרכו לתכנן את הפרטים באופן שיהיה איזון בין יצירת האוירה החגיגית והמלכדת שאתם רוצים לבין שמירה על תפאורת משרד מכובדת. במאמר הבא נעבור על כל הדרכים שייקחו אתכם צעד אחרי צעד לתכנון מסיבת משרד אידיאלית.

תכנון מקדים

לפני שנתחיל בקניות ובתוכן הערב, נתחיל מהפרטים הבסיסיים:

• קבעו תאריך ושעה: בראש ובראשונה, בחרו תאריך. זה לא חייב להיות בהכרח בתאריך יום ההולדת המדויק. תוכלו לבחור ביום מסוים בשבוע שבו המשרד שלכם נוטה להיות פחות עמוס ולחוץ כדי לאפשר לכולם להגיע ולהשתתף.
• תקציב: קבעו תקציב. איסוף סכום מסוים מכל חברי המשרד יכול ליצור קופה קטנה שממנה תוכלו לערוך את הקניות בהמשך.
• רשימת אורחים: אם המשרד קטן, כמובן שתוכלו להזמין את כולם ולהנות מחגיגה משותפת. אבל אם אתם עובדים בארגון גדול – על אף שזה עשוי להיות מפתה להזמין את כל המשרד, חשבו על ההעדפה האישית של חוגג יום ההולדת ושאלו את עצמכם אם הם יעדיפו אירוע רב משתתפים או אירוע אינטימי, ופעלו בהתאם.

קישוטים ואווירה

גם במשרד ניתן ליצור תפאורה חגיגית בקלות:

• נושא: אם לחבר החוגג יומולדת יש תחביב בולט או מאפיין מזוהה, תוכלו להפוך אותו לנושא יום ההולדת ולקנות אביזרים ומוצרים ממותגים בנושא. אם לא, כל אביזר של יומולדת יעשה את האווירה. קשטו את השולחנות במפות, את הקירות והשטיחים בבלונים והוסיפו שלט חגיגי בכניסה שיקדיש את האירוע לבעל השמחה.
• עיצוב שולחן: תוכלו להוסיף אלמנטים שיקשטו את שולחן העמדה של הקולגה, כגון פרחים, מתנות, אלבום ברכות ועוד כדי לעשות להם קבלת פנים משמחת ביום האירוע.
• מרחב: בהתאם למקום בו אתם מתכננים לארח את המסיבה – חדר ישיבות, קפיטריה או שטח פתוח – ודאו שיש מספיק מקומות ישיבה לכל המוזמנים.

הזמנת כיבוד

משרד או לא, אין כמו כיבוד כדי לחגוג את האירוע.

• עוגה: כוכבת המסיבה. אם ידוע לכם הטעם של חוגג האירוע נסו לכוון אליו גם בבחירת העוגה, ואם לא- טעמים קלאסיים כמו שוקולד או וניל יהיו הימור בטוח.
• אפשרויות בריאות: המודעות לבריאות היום אינה נישה קטנה, והרבה אנשים עברו לאורח חיים בריא. בחירה של כיבוד בריא תהיה מוצלחת באירוע של מבוגרים ותתקבל בהערכה ושמחה. תוכלו למצוא סלסלות פירות טריים להזמנה באתרים השונים ולקבל אותם עד דלת המשרד.
• משקאות: ודאו שיש מבחר העונה לכולם, החל ממים, סודה ועד מיצים מתוקים.

מוסיקה

מוסיקה היא גורם חשוב במסיבה שמחמם את האוירה בקלות. כמה תעשו זאת נכון:

• בחרו ז'אנרים ניטרליים: בהתחשב בכך שמדובר בסביבה משרדית עם טווח גילאים שונה, עדיף לבחור בז'אנרים ניטרליים או אוניברסליים. תוכלו לשים ברקע תחנות מוצלחות כמו רדיו תל אביב ותנו למוסיקה המעולה להפתיע אתכם מבלי שתצטרכו לטרוח סביב זה כל הערב.
• בקרת עוצמת קול: ודאו שהמוזיקה לא רועשת מדי. המוסיקה צריכה להיות בעוצמה המאפשרת לאנשים לדבר בלי לצעוק.
• רשימות השמעה: פלטפורמות כמו Spotify ו-Apple Music מציעות רשימות השמעה מוכנות מראש למסיבות או אירועים. תוכלו לבחור משם פלייליסט שמתאים לאופי האירוע והמשתתפים.

משחקים ופעילויות

הוסיפו תוכן לאירוע עם משחקים מרימי אוריה.

• טריוויה: תוכלו להוסיף הומור לאירוע בעזרת חידון טריוויה על חוגג האירוע, על כל המשתתפים, או על המשרד כולו. הקפידו לקבל אישור של האנשים לחשוף עליהם סודות.
• משחקים מהירים: בהתאם לאופי המשתתפים תוכלו לשלב משחקי ילדות משעשעים ולייצר הזדמנות למבוגרים ליהנות כמו ילדים, בעזרת משחקים כמו החבילה עוברת, משחק הכיסאות ועוד.
• זיכרונות ומשאלות: צרו לוח או ספר שבו משתתפי האירוע יוכלו לרשום זיכרון אישי משותף או הקדשה לחוגג היומולדת.

לנצור את הרגעים החשובים

• צילום: בהתאם לגודל ההפקה, תוכלו לבקש מאחד המשתתפים להיות אחראי על תיעוד האירוע בעזרת הנייד, או אם מדובר באירוע גדול, הזמינו איש מקצוע שיתעד אתכם עם תמונות איכותיות. תוכלו להשתמש בהן גם לצרכי המשרד בהמשך או לתלות אותן על קירות החלל המשותף שלכם.
• מכתבי תודה: בסיום האירוע תוכלו לשלוח מכתבי תודה לכל מי שנכח באירוע. זה תמיד מחמם את הלב לקבל מכתב אישי כזה בסיום.

לסיכום

גם אם חגיגת יום הולדת במקום העבודה שלכם נראית לכם בהתחלה כמו אירוע מאתגר או לא אפשרי, זכרו כי יש בה כוח להשפיע על הרבה יותר מחוגג האירוע בלבד. זו הזדמנות להכיר בערך של הקשרים שנוצרו בין כולם גם בסביבה המקצועית, לחזק את הקשרים בין חברי המשרד, ליצור אחווה משותפת ולהזכיר לכולם את האיזון החשוב בין חיי העבודה לבין ההנאות האישיות שלנו. כשאתם מתכננים את האירוע זכרו שהפעולות שאתם עושים היום כמו בחירת פלייליסט או כיבוד, עשויות להיות משמעותיות מאד גם לחבר החוגג, אך גם לאופי המשרד המתגבש ומידת האינטימיות שתיווצר בעקבות זה.